5 must have tools om je diëtistenpraktijk te automatiseren. 

Als diëtist kun je al gauw verzand raken in alle administratie die erbij komt kijken om je vak uit te voeren. Voordat je het weet ben je van 50% van je tijd kwijt aan randtaken, terwijl jij je focus wilt hebben op de cliënt zo optimaal mogelijk begeleiden en hier energie van krijgen. Waarschijnlijk werk je al met een diëtistenprogramma als Evry of Intramed voor je cliëntengegevens, maar er zijn hiernaast nog heel veel andere tools die je goed kunt inzetten als diëtist. Lees hieronder wat de 5 must have tools zijn om je diëtistenpraktijk te automatiseren.

1. Mollie voor automatische betalingen via Ideal

Een klant van mij heeft een heel mooie vakantie special ontworpen voor haar cliënten. Super leuk idee en een laagdrempelig product voor haar cliënten! Helaas is het nu alleen mogelijk om dit product op een omslachtige manier te bestellen. Ze moeten nu een mail sturen en daarin hun telefoonnummer en adresgegevens achter laten. Dan moet zij weer een mail terugschrijven, handmatig een factuur aanmaken en versturen en dit product per post versturen. Wij hebben afgesproken om dit te gaan automatiseren door de plugin Mollie te installeren op haar website. Klanten kunnen dan op het product klikken, zelf hun gegevens invullen en betalen. Zo hoeft zijn alleen nog maar het product te versturen en als ze kiezen voor het e-book hoeft zij niks te doen. Op die manier wordt de klant sneller geholpen en besteedt zij hier niet onnodig veel tijd aan.

Kortom: dit is een onmisbare tool om je diëtistenpraktijk te automatiseren als je naast vergoedingen vanuit de zorgverzekeraar andere betaalde producten aanbiedt.

2. Online boekhoudprogramma zoals Moneybird om je diëtistenpraktijk te automatiseren

Toen ik startte als diëtist hield ik mijn boekhouding bij in Excel. Dat was prima en lekker goedkoop, maar als je door wilt groeien of groter wordt, dan wordt het tijd voor een online boekhoudprogramma. Het voordeel is dat als klanten een product op je website kopen (zoals een e-book of online programma), dat ze automatisch een factuur krijgen. Je hoeft deze dus niet handmatig aan te maken en naar ze te mailen. Daarnaast is het gebruik van het boekhoudprogramma Moneybird heel gemakkelijk en overzichtelijk. Via de app kun je een foto maken van bonnetjes en dan komen ze gelijk in het boekhoudprogramma te staan. Je kunt ook terugkerende facturen instellen als je een abonnement hebt voor je cliënt. Ik gebruik Moneybird inmiddels al jaren en ben er nog steeds erg tevreden mee.

Gebruik deze link en ontvang niet 60 maar 120 dagen gratis Moneybird. Een leuke manier om te testen of het programma wat voor je is.

3. Online agenda waar cliënten afspraken kunnen inplannen

Niets is vervelender dan het heen en weer gemail voor het maken van een afspraak met een cliënt. Hier kan onzienlijk veel tijd in gaan zitten en dat is dood zonde. Zelf ben ik een voorstander van het gebruik van een online agenda. Calendly is gebruikersvriendelijk en wordt het meeste gebruikt. In het verleden heb ik de plugin Bookly gebruikt op mijn website als online agenda. Het voordeel hiervan is dat het ook mogelijk is om meerdere locaties en medewerkers als optie neer ze zetten. Ik kan je adviseren in wat handig is voor jouw diëtistenpraktijk. Wil je hier meer over weten, dan kun je een gratis sparringsessie inplannen door contact op te nemen met mij.

4. E-mail template in Gmail voor standaard-emails met cliënten

Een diëtist waarmee ik samenwerk gebruikt telkens dezelfde mail die ze stuurt naar startende cliënten. Het is een intakeformulier met hun NAW-gegevens en een behandelovereenkomst. Er staat ook meer informatie over wat ze moeten meenemen tijdens de intake, over de locatie, bereikbaarheid en de vergoedingen. Dit heb ik voor haar als standaard-email ingesteld in Gmail, zodat ze de tekst niet telkens uit een documentje hoeft te knippen en plakken. Ze heeft ook een PDF gemaakt die ze toevoegt als bijlage. Samen kijken we van welke mails we nog meer templates kunnen maken. Toen ik werkte als PDS-coach had ik ook een template voor het persoonlijke voedingsadvies die ik gaf, het versturen van een beoordeling na het afronden van een traject en de meest gestelde vragen van mensen die een bericht achter lieten in het contactformulier. Lees hier hoe je een e-mailtemplate instelt.

5. E-mail automatiseringsprogramma’s, zoals Mailchimp of Active Campaign om je diëtistenpraktijk te automatiseren

Heb je een (gratis) e-book die mensen kunnen downloaden, een online (video)training of een webinar, dan is het handig om te gaan werken met een e-mail automatiseringsprogramma. Op die manier kun je instellen dat mensen automatisch een e-mail krijgen na inschrijving op één van je producten. Ze kunnen zo ook automatisch op je mailinglijst komen, zodat je ze kunt benaderen met bijvoorbeeld een nieuwsbrief met een goed aanbod.

Zelf heb ik jarenlang gebruik gemaakt van Active Campaign, maar Mailchimp kun je hier ook voor gebruiken. Met mijn bedrijf PDS coaching had ik wel zeven gratis producten die mensen konden downloaden en kregen ze ook gelijk een aantal e-mails van mij die geautomatiseerd waren. Bij de online training ‘Je darmen de baas’ kregen ze iedere paar weken een nieuwe mail met uitleg over de volgende module. Op die manier kun je meer waarde geven aan je cliënt en scheelt het jou veel tijd. Echt een must have om je diëtistenpraktijk te automatiseren!

Wil je kijken of Active Campaign iets voor jou is? Probeer dan de Nederlandse versie van Active Campaign (MailTribe) nu 14 dagen gratis. 

Gebruik jij nog meer tools om je diëtistenpraktijk te automatiseren? Leuk als je dit laat weten in een comment 😉

Meer blogs over dit thema: